Frank Joachim Schade | BEsors GmbH

Mandate

Beispiel A • Restrukturierung Sales Operations

In einem dynamischen Marktumfeld, geprägt von technologischen Innovationen und wachsendem Wettbewerbsdruck, stand ein führender deutscher Hersteller von Photovoltaikanlagen vor der Herausforderung, seine Vertriebsorganisation grundlegend zu reformieren. Veraltete und inkonsistente Prozesse behinderten die Effizienz und führten zu Verzögerungen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und Wachstum nachhaltig zu sichern, wurde eine umfassende Restrukturierung der Sales Operations angestrebt. Ziel war es, die Effizienz der Verkaufsprozesse zu steigern und die Zufriedenheit von Mitarbeitenden zu erhöhen, um so die Grundlage für zukünftigen Erfolg zu schaffen. Durch die Bündelung von Steuerungsaktivitäten und die Einführung von KPI-Systemen konnten kapitalbindende Lagerbestände deutlich reduziert und die Rentabilität erheblich gesteigert werden.

Kunde

Das Unternehmen, das die Herausforderung stellte, ist ein führender Hersteller von Photovoltaikanlagen mit Sitz in Deutschland. Mit einem Umsatz von 470 Millionen Euro und 1.250 engagierten Mitarbeitenden zählt es zu den bedeutenden Akteuren in der erneuerbaren Energiebranche. Das Unternehmen zeichnet sich durch seine innovativen Lösungen und seine langjährige Erfahrung im Bereich der Solartechnologie aus. In einem hochkompetitiven Marktumfeld war es entscheidend, die internen Abläufe und die Vertriebsstrukturen zu optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben und das Wachstum nachhaltig zu sichern. Die Restrukturierung der Sales Operations war ein zentraler Schritt in diesem Prozess, um den Herausforderungen der Marktdynamik gerecht zu werden und die Effizienz zu steigern. Mit einem Fokus auf nachhaltige Energiegewinnung ist das Unternehmen zudem ein Vorreiter in der Umweltverantwortung und trägt aktiv zur Energiewende bei.

Problem

Die Herausforderung bestand darin, ein effizientes Umfeld für den Vertriebsbetrieb zu schaffen, in dem unstrukturierte Prozesse die Effizienz beeinträchtigten. Bestehende Abläufe waren nicht nur veraltet, sondern auch inkonsistent, was zu Missverständnissen und Verzögerungen führte. Zudem fehlten den Mitarbeitern die geeigneten Werkzeuge und Strukturen, um Kundenanfragen effizient zu bearbeiten und die Verkaufsziele zu erreichen. Es musste eine umfassende Restrukturierung stattfinden, um die Effizienz und Effektivität der Verkaufsoperationen zu erhöhen und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Dies erforderte sowohl organisatorische als auch technologische Anpassungen, um die Grundlage für nachhaltiges Wachstum zu legen und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Mit dem Ziel, diese Herausforderung zu bewältigen, wurde eine Neuausrichtung angestrebt, die sowohl kurzfristige als auch langfristige Unternehmensziele unterstützen musste.

Lösung

Um die komplexe Herausforderung der restrukturierten Sales Operations zu meistern, wurde ein ganzheitlicher und systematischer Ansatz verfolgt. Zunächst analysierten wir gemeinsam mit dem Unternehmen die bestehenden Prozesse, um Schwachstellen und Engpässe zu identifizieren. Es stellte sich heraus, dass eine Fragmentierung der Abteilungen zu ineffizienten Abläufen führte und ein einheitliches System fehlte, um die Vertriebsaktivitäten zu steuern. Als Maßnahme wurde eine zentrale Organisationseinheit geschaffen, die sämtliche Steuerungsaktivitäten bündelte. Dies ermöglichte eine Reduzierung des Personalbedarfs um 40 %, da jetzt Synergien und Effizienzgewinne realisiert werden konnten. Darüber hinaus führten wir moderne KPI-Systeme ein, die eine präzisere Steuerung der Lagerbestände ermöglichten, was zu einer signifikanten Reduktion von Kapitalbindung in Höhe von 100 Mio. € führte. Ein weiterer zentraler Aspekt war die Optimierung der Vertriebsprognosen. Durch den Einsatz verlässlicherer Prognosetools konnten wir den Betreuungsaufwand gegenüber dem Vertrieb um 50 % reduzieren, was sich direkt positiv auf die Verkaufsziele auswirkte. Ein wichtiger Bestandteil der Umsetzung war auch die interne Lobbyarbeit, um die Akzeptanz der Veränderungen zu erhöhen und alle Mitarbeiter auf dem Weg der Transformation mitzunehmen. Nach erfolgreicher Restrukturierung wurde die neu etablierte Organisationseinheit an einen neuen Manager übergeben, der die verbesserten Prozesse weiterhin optimieren und die angestrebten Unternehmensziele verfolgen sollte. Diese umfassenden Maßnahmen legten den Grundstein für nachhaltiges Wachstum und verbesserten die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Ergebnis

Durch die umfassende Restrukturierung der Sales Operations konnten bemerkenswerte Erfolge erzielt werden. Der mittlere Deckungsbeitrag wurde um beeindruckende 70 % gesteigert, was die Rentabilität erheblich verbesserte. Gleichzeitig gelang es, die Lagerbestände im Bereich von über 100 Millionen Euro durch gezielte KPI-Analyse zu verringern, was die Kapitalbindung deutlich reduzierte. Die Akzeptanz für die neuen Prozesse wurde durch gezielte interne Kommunikationsmaßnahmen signifikant erhöht. Ein weiterer Erfolg war die Senkung des Personalbedarfs um 40 %, indem alle Steuerungsaktivitäten in einer zentralen Abteilung gebündelt wurden. Zudem konnte der Betreuungsaufwand für den Vertrieb um 50 % reduziert werden, dank verlässlicherer Prognosen, die für effizientere Abläufe sorgten. Schließlich wurde eine etablierte Organisationseinheit erfolgreich an einen neuen Manager übergeben, was die Nachhaltigkeit der erzielten Verbesserungen sicherte.

Beispiel B • Restrukturierung Web Solutions

Das Projekt zielte darauf ab, den Unternehmensbereich Web Solutions in einem führenden europäischen Energieunternehmen grundlegend zu transformieren. Der Wandel von einer traditionellen Linien- zu einer flexiblen Matrixorganisation war eine notwendige Reaktion auf die dynamischen Anforderungen des digitalen Marktes. Die Herausforderung bestand darin, bestehende Strukturen zu analysieren und neu zu gestalten, um die Effizienz zu steigern und die Zusammenarbeit zu verbessern. Durch die Einführung agiler Methoden und klarer definierter Rollen konnte die operative Flexibilität erheblich erhöht werden. Die erfolgreiche Umsetzung führte zu einer signifikanten Reduktion von Ressourcenaufwand und Kosten, während zugleich die Zufriedenheit von Mitarbeitenden und die Anzahl der fristgerecht abgeschlossenen Projekte stiegen, was die langfristige Wettbewerbsfähigkeit sicherte.

Kunde

Der Kunde ist einer der führenden Energieversorger in Europa mit Hauptsitz in Schweden. Das Unternehmen generiert einen Umsatz von rund 13 Milliarden Euro und beschäftigt etwa 20.000 Mitarbeiter. Das Unternehmen ist bekannt für seine vielfältigen Energieerzeugungskapazitäten, die von fossilen Brennstoffen bis hin zu erneuerbaren Energien reichen. Der Konzern ist in mehreren europäischen Ländern aktiv, darunter Deutschland, Schweden und die Niederlande. Mit einem starken Fokus auf Nachhaltigkeit und Innovation strebt das Unternehmen danach, seine Geschäftsmodelle kontinuierlich zu optimieren und den Übergang zu einer fossilfreien Zukunft zu beschleunigen. Im Rahmen der Restrukturierung des Unternehmensbereichs Web Solutions, die an mehreren internationalen Einsatzorten stattfand, stellte das Unternehmen die Weichen für eine effizientere und zukunftssichere digitale Infrastruktur. Diese Initiative zielte darauf ab, die digitale Präsenz zu stärken und die betriebliche Effizienz zu steigern.

Problem

Die Umstellung von einer traditionellen Linienorganisation zu einer flexiblen Matrixorganisation stellte den Unternehmensbereich Web Solutions vor erhebliche Herausforderungen. Diese Transformation erforderte nicht nur eine Neugestaltung der internen Strukturen, sondern auch eine Veränderung der Unternehmenskultur. Die Mitarbeiter mussten sich an neue Kommunikationswege und Entscheidungsprozesse anpassen. Zudem war es entscheidend, klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten zu schaffen, um die Effizienz und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu fördern. Der Übergang brachte Unsicherheit und Widerstand mit sich, insbesondere bei jenen, die seit Jahren in der alten Struktur gearbeitet hatten. Die Herausforderung bestand darin, diese Bedenken zu überwinden und die Vorteile der neuen Organisation zu verdeutlichen, um letztlich eine nachhaltige und erfolgreiche Implementierung sicherzustellen.

Lösung

Die Lösung der Herausforderung beinhaltete eine umfassende Transformation der bestehenden Linienorganisation hin zu einer Matrixorganisation. Der erste Schritt bestand darin, die bestehende Struktur zu analysieren und die Verteilung der Ressourcen sowie die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu bewerten. In Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Team wurde eine Strategie entwickelt, die sowohl die operative Effizienz als auch die Flexibilität der Web Solutions Abteilung verbessern sollte. Ein zentraler Bestandteil der neuen Struktur war die Einführung klar definierter Rollen und Verantwortlichkeiten, die teamübergreifende Zusammenarbeit fördern. Es wurde ein System zur Koordination zwischen Projektleitern und Linienmanagern eingeführt, um die Entscheidungsprozesse zu beschleunigen und die Reaktionsfähigkeit gegenüber Marktanforderungen zu erhöhen. Dabei wurde besonderer Wert auf die Einführung agiler Arbeitsmethoden gelegt, die eine schnellere Anpassung und Umsetzung von Projekten ermöglichten. Meine Rolle in diesem Prozess war die Leitung des Transformationsteams, welches die Schulungen und Workshops zur Einführung der Matrixorganisation plante und durchführte. Ich war verantwortlich für die Entwicklung von Führungsschulungen, um sicherzustellen, dass alle Manager die notwendigen Fähigkeiten besitzen, um in der neuen Struktur effektiv zu arbeiten. Darüber hinaus koordinierte ich die Anpassung der IT-Systeme an die Anforderungen der Matrixorganisation, um eine reibungslose Integration und Nutzung der neuen Prozesse zu gewährleisten. Der Erfolg der Transformation zeigte sich in der verbesserten internen Kommunikation, steigenden Mitarbeiterzufriedenheit und einer signifikanten Steigerung der Projektabschlüsse innerhalb der vorgegebenen Fristen. Diese Umstrukturierung stellte sicher, dass der Unternehmensbereich Web Solutions flexibel auf Veränderungen im digitalen Markt reagieren kann, was langfristig zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit beitrug.

Ergebnis

Die Umstrukturierung des Unternehmensbereichs Web Solutions führte zu signifikanten Verbesserungen in mehreren Bereichen. Der Verwaltungsaufwand wurde um 50 % reduziert, was die Effizienz der operativen Abläufe deutlich steigerte. Durch die Umstellung der Organisation konnten die Personalkosten um 30 % gesenkt und der Einsatz externer Mitarbeiter um 60 % verringert werden, was zudem eine Reduzierung der Einkaufspreise für externe Dienstleistungen um 10 % ermöglichte. Die Anpassung der internen Prozesse und die Identifizierung von "Nice to have" Leistungen führten zu einer Reduktion der Monatspauschale um 15 % nach erfolgreichen Verhandlungen. Darüber hinaus wurden Schulungskosten um 25 % gesenkt, während ein Entwicklungsplan für Mitarbeiter erarbeitet und in Zielvereinbarungen verankert wurde. Diese Maßnahmen resultierten in einer deutlich verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit sowie einer höheren Anzahl erfolgreich abgeschlossener Projekte innerhalb der vorgesehenen Fristen, wodurch die Wettbewerbsfähigkeit des Bereichs nachhaltig gesichert werden konnte.

Beispiel C • Restrukturierung Technik (CTO)

In einem dynamischen Telekommunikationsmarkt stand ein Lösungsanbieter vor der Aufgabe, die Effizienz seines technischen Bereichs zu steigern und seine Marktposition nachhaltig zu festigen. Veraltete Technologien und ineffiziente Prozesse behinderten alle Maßnahmen zur Innovation erheblich. Die Restrukturierung des Bereichs konzentrierte sich daher auf die Modernisierung der Infrastruktur und die Neudefinition von Prozessabläufen, um den Anforderungen der globalen Digitalisierung gerecht zu werden. Durch strategische Planung und gezielte Maßnahmen gelang es, die technischen Standards zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken, was zu einer verbesserten Leistungsfähigkeit führte.

Kunde

Der Kunde, ein führendes Telekommunikationsunternehmen in Deutschland, erzielte einen Umsatz von 450 Millionen Euro und beschäftigte rund 1.000 Mitarbeiter. Als etablierter Akteur in der Branche stand das Unternehmen vor der Herausforderung, seine Marktposition zu stärken und Effizienzsteigerungen im Bereich Technik zu realisieren. Die Restrukturierung dieses Unternehmensbereichs war entscheidend, um die technologische Leistungsfähigkeit zu optimieren und auf die dynamischen Anforderungen des digitalen Zeitalters zu reagieren. Durch gezielte Maßnahmen im Bereich der Infrastruktur und Prozessoptimierung strebte das Unternehmen an, nicht nur wettbewerbsfähig zu bleiben, sondern sich auch als Innovationsführer zu positionieren, um den sich ändernden Kundenanforderungen gerecht zu werden. Der Fokus lag dabei auf der Implementierung zukunftssicherer Lösungen, die sowohl den internen Betrieb als auch die externen Dienstleistungen nachhaltig verbesserten.

Problem

Die Restrukturierung des Unternehmensbereichs Technik stellte das Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen. Die Geschäftsführung entschied, dass tiefgreifende Veränderungen im CTO-Bereich notwendig waren, um die Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz der technischen Abläufe nachhaltig zu steigern. Die Kernprobleme umfassten veraltete Technologiestandards, ineffiziente Prozesse und eine fehlende Integration neuer digitaler Lösungen, was die Innovationskraft des Unternehmens stark beeinträchtigte. Diese Schwächen erforderten eine rasche und umfassende Umsetzungsstrategie, um sowohl die internen Strukturen zu modernisieren als auch externen Marktanforderungen gerecht zu werden. Die Herausforderung bestand darin, bestehende Prozesse zu analysieren, bewährte Praktiken zu identifizieren und zukunftsorientierte Technologien zu integrieren, um eine solide technische Infrastruktur zu schaffen, die zukünftiges Wachstum unterstützt. Trotz der Komplexität dieser Umstrukturierung war die Bereitschaft zur Veränderung in der gesamten Organisation ein entscheidender Faktor für den Erfolg dieses Vorhabens.

Lösung

Um die Herausforderungen der Restrukturierung des Unternehmensbereichs Technik erfolgreich zu bewältigen, wurde ein umfassender Ansatz zur Modernisierung und Effizienzsteigerung entwickelt. Ein zentraler Schritt war die Verabschiedung eines neuen Stellenplans, der die Positionen von rund 700 Mitarbeitern betraf. Die Planung und Umsetzung dieses Modells erforderte intensive Verhandlungen mit den Bereichsleitern und dem Betriebsrat, um sowohl rechtliche als auch organisatorische Aspekte zu berücksichtigen und die Akzeptanz im gesamten Unternehmen zu sichern. Ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Lösung war die Implementierung eines Berichtssystems gegenüber dem CTO und den Investoren. Dies ermöglichte eine transparente Darstellung der erzielten Fortschritte und schuf Vertrauen bei allen Stakeholdern. Parallel dazu wurden die bestehenden technologischen Standards einer eingehenden Analyse unterzogen. Hierbei wurden ineffiziente Prozesse identifiziert und durch zukunftsorientierte Technologien ersetzt, was die Integration digitaler Lösungen erleichterte und die Innovationskraft des Unternehmens stärkte. Als Projektleitung war es meine Aufgabe, die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die strategischen Ziele der Umstrukturierung eingehalten wurden. Durch regelmäßige Kommunikation und Schulungen konnten die Mitarbeiter auf die neuen Anforderungen vorbereitet und motiviert werden, wodurch die Qualität und Effizienz der technischen Abläufe nachhaltig gesteigert wurden.

Ergebnis

Durch die erfolgreiche Restrukturierung des Unternehmensbereichs Technik wurden signifikante Fortschritte erzielt: Ein umfassender Stellenplan für 700 Mitarbeiter konnte verabschiedet werden, was für klare Strukturen und Aufgabenverteilungen sorgte. Die Verhandlungen mit Bereichsleitern und dem Betriebsrat führten zu einem Konsens, der die Umstellung positiv beeinflusste. Zudem wurde ein effizientes Berichtswesen im CTO-Bereich etabliert, das eine transparente Kommunikation mit den Investoren sicherstellte. Diese Maßnahmen führten zu einer gesteigerten Innovationskraft und verbesserten Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

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